跟董事平起平坐:「公司秘書」制度之介紹與探討
作者：許杏宜（執業律師），《會計研究月刊》356期，2015年7月
公司秘書的制度源起於英國，一開始僅指公司一般性的文書人員，然其職能逐漸地擴展，在1948年英國正式寫入公司法，將公司秘書定位為公司的高級人員。目前設有公司秘書制度的國家大多是英美法系的國家，此外，中國大陸業已引入多年。公司秘書如何能夠領有高薪，其職責為何？必需要具備哪些資格條件？
如果公司裡有個秘書職位，不但跟董事們平起平坐，每個月領薪水新台幣20萬元甚至到60萬元，妳會不會也躍躍欲試？
能夠享有這樣的地位及薪資，當然不會是只負責打字文書事務的一般秘書。這裡說的是「公司秘書」(company secretary)，英美法下公司裡的高級職位。國內去年有人正式倡議引入英美法下的公司秘書制度，因而開始引起會計師界及律師界的廣泛注意(註1)。
公司秘書制度的濫觴
公司秘書的制度，源起於英國，英國同時也是世界上第一個將公司秘書制度法典化的國家(註2)。一開始，公司秘書只是公司一般性的文書人員，1887年英國著名的判決Barnett, Hoares & Co v South London Tramways Com一案中，英國法國認為公司秘書只是一個僕人(A secretary is a mere servant.)，沒有代表公司的權利。然公司秘書的職能後逐漸地擴展，在1948年英國正式將公司秘書寫入公司法(Company Act)，並且將公司秘書定位為公司的高級人員(officer)之一。在1971年的Panorama Developments (Guildford) Ltd v Fidelis Furnishing Fabrics Ltd判決中，英國法官則進一步認定公司秘書已不再是公司的一般職員，反倒是經常地代表公司發言及簽約，有權就公司行政事務對外代表公司簽約。自此，公司秘書的地位大致確定為公司的高級人員，並且能就公司行政事務對外代表簽約。
目前設有公司秘書制度的國家大多是英美法系的國家，除了英國外，尚有美國、愛爾蘭、澳洲、香港、新加坡、紐西蘭、馬來西亞和印度。至於大陸法系的國家，目前已知有瑞士，西班牙，俄羅斯及荷蘭已經引入公司秘書的制度(註3)，除此之外，中國大陸地區亦業已引入多年。有趣的是，公司秘書這個職位位高權重，但這些設有公司秘書制度的國家多半未明確義劃分公司秘書的職權範圍，加上「秘書」一詞容易讓人誤以為是助理行政職，使得公司秘書的角色對公司外部或者對非英美法系國家的人來說，有時略顯模糊而尷尬。
但公司秘書畢竟是公司的高級職位，因此資格要求及薪資自然與一般的秘書不同。以香港來說，凡是在香港註冊成立的公司在香港證劵交易所上市的外國公司，都必須設立公司秘書的職位。近年來因為有許多大陸企業到香港上市，加上世界各地企業在香港廣為設立公司，因此香港對公司秘書的需求大增，公司秘書薪資水漲船高。依據香港的特許秘書公會2014年調查即顯示，逾三成會員月薪介於港幣5萬元至9萬元間(約新台幣20萬元至36萬元)，5%月薪更接近港幣16萬元(約新台幣64萬元)(註4)，實在是稱得上令人稱羨的薪資水準。
各國公司秘書的職責及資格
能夠領有這麼高的薪水，公司秘書究竟要做些什麼事情？必須要具備什麼樣的資格條件？
目前「公司治理」對國內許多尚公司來說仍只停留在喊口號階段，如果能再上市公司引入公司秘書制度，讓公司秘書積極地協助董事會正視並落實公司治理的要求，當然有正面積極的價值。
目前各國的公司秘書設置規定並不完全相同，可略分為兩種型態：一種是不分公司種類大小，全面要求境內公司設置公司秘書的職位，例如愛爾蘭、新加坡及香港。另一種則是僅要求部分(如規模較大的公開發行公司或上市公司)設立公司秘書，如英國、澳洲、印度及中國大陸(註5)。
英國:公開發行公司強制設立
以英國來說，1985年的公司法要求所有的英國公司包含公開發行公司(public company)及私人公司(private company)都要設有公司秘書職位，但2006年的公司法便改成僅公開發行公司須設立公司秘書，私人公司是否設立則由其章程自由決定。至於公司秘書的職責內容，整部英國公司法並未有明確的規範。在實務上，一個公司秘書究竟有哪些職責，仰賴公司秘書與公司間地僱傭契約約定，再輔以英國普通法(common law)及衡平法(equity)的規定予以解釋。
美國:公司秘書尚非法定職位
至於美國，目前各州多未強制要求公司設立公司秘書，且均未對秘書的工作內容給予具體明確的規定。以最重要的德拉瓦州來說，德拉瓦州僅規定公司必須要有能夠簽名的文件及股票的高級人員，且高級人員當中至少有一名必須負責紀錄懂事會及股東會會議，被負責保管該等會議紀錄(註6)。也就是說，翻開德拉瓦州公司法，並沒有一個法定職位叫「公司秘書」或「秘書」，而公司秘書的職能也可以由高級人員來兼任，不一定要由個別的獨立人士來擔任。
香港:註冊成立公司強制設置
為方便大家了解公司秘書的職責內容及資格條件，我們進一步來探討鄰近地區香港的法律規定：
1公司秘書的設置:
根據香港《公司條例》第622章的規定，每間在香港註冊成立的公司不分公司型態至少要有一名公司秘書。公司秘書可以由董事兼任，但如果公司只有一名董事，該名董事不得兼任公司秘書(註7)。
2公司秘書的資格條件
一般的香港公司，其公司秘書必須是年滿18歲的香港居民，除此之外並無其他地姿個條件。當然，公司秘書不一定要是自然人，法人也可以擔任公司秘書，但必須是在香港設有註冊辦事處 (registered office)或營業地點 (place of business) 的公司(意即必須是在香港註冊成立的公司，或者是在海外註冊成立並在香港登記為非香港公司的海外公司)。實務上，就有不少的香港公司為了省事省力，委託專業的秘書服務社來擔任公司秘書。
但如果是在香港證券交易所上市的公司規定就略有不同。在香港的上市公司其公司秘書不需要是香港居民，但只能是自然人，且必須是香港證券交易所認為在學術、專業資格或有相關經驗方面足以履行公司秘書職責的人（註8）。一個公司秘書的候選人如果是香港公司秘書公會會員、律師（solicitor）、大律師（barrister）或專業會計師，香港證券交易所通常會認為候選人在學術、專業資格或有關經驗方面足以履行公司秘書職責而予以通過（註9）。
3.公司秘書的任免與職責：
工司秘書的委任和罷免由董事會決定。雖然香港《公司條例》強制要求所有的香港公司都要設立公司秘書，但《公司條例》並未明文規範公司秘書的職責範圍。參照香港許秘書公會向在香港註冊成立之私人公司的公司秘書發出的備忘說明（註10），一般公司秘書的職責至少包含下列事項：
- 經常提醒董事遵守適用法律及法規。
- 妥善保存並更新法律所規定的簿冊和記錄，包括董事會及股東會議紀錄、公司鋼印（註11）及股東名冊。
- 需定期向主管機關提交申報、有關董事和高級人員的資料、法定資本或實收資本的增加、獲通過的普通決議案和特別決議案等。
- 協助公司向主管機關呈報或舉發，例如呈報有關打擊洗錢及恐怖分子融資活動資料。
- 提醒董事每年準備公司財務報表，交由會計師簽證通過。
但如果是上市公司，公司秘書的職責則略有擴展。參考香港證券交易所網頁對公司秘書的說明，公司秘書必須協助董事長推動最高水平的公司治理，適當的地提升董事會及董事會各委員會的有效運作。依照香港證券交易所網頁，公司秘書的主要職責（註12）包括下列事項：
- 協助董事長確保董事會內及非執行董事和管理層之間保持適時和恰當的資訊交流，以使董事能夠履行其職責。
- 確保每位董事都遵守董事會的政策和程序，和所有適用的規則和規例。
- 確保被存董事會/委員會會議程序、討論和決定的準確記錄。
- 就公司治理事宜向董事給予獨立公正的意見。
- 就監管、公司治理和企業社會責任事宜、新法律，以及董事職責向董事會提供最新資訊。
- 協助董事的就職和專業發展。
- 經不同渠道促進與股東的溝通，包括股東週年大會、通函和定期報告。
實務上許多公司秘書並未受到董事會該有的重視，無法發揮其做為董事會顧問的功能。如台灣藥癮入公司秘書制度，除了費心設計公司秘書的制度內容外，如何縮小法規即實務間的差距，也將是主管機關需正視的一大課題。
由以上的職責內容來看，香港的公司秘書兼具行政管理及協助推動公司治理的雙重角色。在行政管理方面，公司秘書負責保管及更新公司董事會議、股東會議及股東名冊，確保公司定時向主管機關繳交各項申報或報告。在協助推動公司治理方面，公司秘書室董事會顧問，直接與每一個董事溝通，就公司治理與法規遵循給予董事意見。而對上市公司來說，公司秘書在協助推動公司治理方面的角色與職責尤其重要。
事實上，設有公司秘書制度的國家多半認同公司秘書在推動公司治理的角色。近十幾年來歐美對公司治理益發重視，公司秘書在公司治理方面的職責及重要性更是大為增加（註13），有人因而倡議應該將公司秘書的職稱更新為「公司治理長」（corporate governance officer）。不論更名與否，不斷升高的公司治理要求及瞬息萬變的商業環境，確實對公司秘書的法律知識及其更新速度造成更高的要求。一項針對世界各國超過300位公司秘書的調查即發現，超過68％的公司秘書擁有法律的背景，相較之下，僅有36％的公司秘書有商業（business）或財務（finance/accounting）的背景（註14），或許即是因為公司秘書越來越吃重的公司治理角色。另外，英國對公司秘書的調查也顯示，公司秘書由公司其他高級人員如法務長（Head of Legal）或公司律師（General Counsel）來兼任，是一個明顯的趨勢（註15）。
臺灣是否該引入公司秘書制度？
國內有實務界人士倡議台灣也應引入公司秘書的制度，理由在於公司秘書應該可以協助解決國內所經常發生的公司登記問題或董事會召集爭議。也有學者認為公司秘書能夠扮演監督者的角色，大大提升公司在行政、履約的尊法性，也協助落實公司治理（註16）。
臺灣是否亦應該引入公司秘書制度，各界有不同的看法。 以目前實務界人士及學者所提出的理由來看，推薦引入公司秘書制度，主要是看重公司秘書作為董事會顧問、協助推動公司治理的角色及功能。目前「公司治理」對國內許多上市公司來說仍只停留再喊口號的階段，如果能就上市公司引入公司秘書的制度，讓公司秘書積極地協助董事會正式並落實公司治理的要求，有正面積極的價值。
不過要斟酌的是，公司秘書的委任及去職由董事會負責，因此在現實的權力結構下，公司秘書係聽命董事會，不太可能真正超然獨立。在公司登記、董事會召集程序及法規遵循等方面，如果董事會不瞭解法規，現行架構下可以諮詢法務長或外部律師，或許不需要再額外設立公司秘書的職位。而如果董事會有爭議或不尊守法律是因為董事不和、經營鬥爭，那麼期待由董事會指派的公司秘書來消弭董事間的爭議，這樣的想法也可能過於樂觀。另外，在公司秘書由專業的秘書服務社而非自然人擔任的情形，由於公司跟秘書服務社間是客戶與服務商的關係，因此秘書服務社多半僅願也僅能處理技術性的事物及爭議；即使秘書服務社就公司治理給予董事意見，如果董事不從，秘書服務社也只能束手等待，無法發揮更記及的作用。
在實踐上，公司秘書並非都能發揮協助公司治理的功能。前述針對世界各國超過300位公司秘書的調查即發現，超過66％的公司秘書是向公司的總經理或行政總裁而非董事長報告（註17）。這樣的調查果顯示，實務上許多公司秘書並未受到董事會該有的重視，無法發揮其作為董事會顧問的的功能。因此，如果台灣要引入公司秘書制度，除了費心設計公司秘書的制度內容外，如何縮小法規及實務間的差距，也將是主管機關必須正視的一大課題。
【附註】
- 經濟日報，導入國外公司秘書制度解決登記亂象，2014年9月3日。http://edn.udn.com/news/print.jsp?aid=764223&cid=47，最後瀏覽日：2015年6月5日。
- Gertrud Erismann-Peyer & Ulrich Steger & Oliver Salzmann Basingstoke, The insider’s view on corporate governance： the role of the company secretary, PLGRAVE MACMILLAN, 7-9 (2008)。
- 同註2，7-9。
- 香港文匯報，上市不能少公司秘書難求，2014年05月12日。http://paper.wenweipo.com/2014/05/12/FI1405120016.htm，最後瀏覽日：2015年6月5日。
- 中國大陸將公司秘書稱為「董事會秘書」（board secretary）。根據《中華人民共和國公司法》第123條規定，上市公司設董事會秘書，\負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務等事宜。
- The Delaware General Corporation Law （Title 8, Chapter 1 of the Delaware Code）section 142 (a)。
- 香港《公司條例》（第622章）第474＆475條。
- 香港證券交易所上市規則地28條。
- 同註8。
- https://www.hkics.org.hk/media/publication/attachment/PUBLICATION_A_2332_Reminder%20to%20Company%20Secretaries%20of%20Private%20Companies_Chinese.pdf，最後瀏覽日：2015年6月5日。
- 公司鋼印是英美法下的特殊傳統，與臺灣或華人地區慣常使用的公司大印，兩者並不相同。過去在英美法下，除了公司章程另有規定外，公司對外簽訂合約僅需由董事或授權代表簽名，但如果公司要簽訂契據（deed）這類的法律文件時，除了董事簽名外還要加蓋公司鋼印才能成立。目前英美法系國家有逐漸廢除強制公司鋼印使用的趨勢。
- https://www.hkex.com.hk/chi/exchange/corpgov/co_sec_c.htm，最後瀏覽日：2015年6月5日。
- Professor Michael A Adams, Has the role of the Company Secretary changed: how can one person get across it all?， https://opus.lib.uts.edu.au/research/bitstream/handle/10453/1498/2003001880.pdf?sequence=1，最後瀏覽日：2015年6月5日。
- 同註2，P54-55。
- Rosamund Thomas, Corporate governance and antibribery : critical board and company secretary issues, Cambridge, England, 4（2014）。
- 同註1。
- 同註2。